如何利用 Lotus Notes 提高工作效率

Notes 85 中更是增加了一些新的人性化的功能。本文主要介绍 Notes 常用的一些技巧以及常见问题的解决，帮助您更好的利用 Notes 来管理日常工作，提高工作效率。利用Notes 更好的管理您的日常是我们每天工作必不可少的工具，掌握 Notes 使用技巧可以帮助您高效地的得到关键的信息，有目的的进行处理。设置规则打开数据库， 选择 More - Mail Rules。然后点击 New Rule，如 图2，您可以在这里设置各种规则来管理。根据发送者、标题、重要程度等做相应的处理，把不同的放到不同的文件夹，对不需要的也可以直接过滤成垃圾。图1. 设置规则（ . 新建规则（ ）设置重要提醒打开File-Preference-Mail( )，可以给您关心的人发送的设置背景和字体颜色。这样只要这些人发送的，就能很容易的被注意到了。 设置背景和字体颜色（查看大图）备份当容量超过指定的服务器的容量时，会受到警告信息。选择 Archive-Settings 可以设置备份的规则，把邮箱里的部分转移到本地的另一个指定文件夹 。当您需要做备份的时候，就可以选定一条规则进行备份。您也可以在 Archive-Settings 里设置 schedule 来定时启动备份操作。对于备份好的，可以在视图 Archive 下面方便的找到您备份的这部分。 备份 设置回执如果对某些重要，您很想确认对方是否收到。可以在新建一封的时候，点击Delivery Options，在这里勾上Return receipt。这样如果对方收了，您就可以收到一封回执。 设置回执 设置Out of Office当您休假的时候您可以在里设置 Out of Office。这样在您休假的这段时间里，您的邮箱就会自动给发信的人回复Out of Office的信息，以免耽误重要事宜。图6. 设置 Out of Office 保存Stationery如果您需要经常发一封标题、格式、收件人都基本不变的，您可以利用 Notes 的 Save as Stationery 功能。新建一封，输入您所需的信息、收件人、标题、内容等等 ，选择More-Save as Stationery 。这样以后如果再要发送内容相似的，就可以去邮箱的 Tools-Stationery 找到保存的信件，基于这个模板，稍作修改就可以发送了，而不必要再去找回原来的拷贝和粘贴了。